J’avais remarqué depuis un certain moment que j’avais souvent des difficultés à commencer une tâche et à me concentrer sans me laisser disperser par le moindre bruit ou la moindre sollicitation. Cette tendance à me disperser en essayant de faire des tas de choses en même temps, pensant que cela me ferait avancer plus vite, me rendait en réalité bien moins efficace. J’avais aussi noté des problèmes de mémorisation qui résultaient à mon sens davantage d’un problème d’attention plus qu’un défaut réel de ma mémoire. J’avais bien conscience de tout cela, et c’était déjà une bonne chose. Mais comment m’améliorer ?

Il y a quelques semaines, je suis tombée sur la formation de Diane Ballonad Rolland auteur du formidable blog Zen et organisée et coach, consultante et formatrice en organisation personnelle et gestion du temps. Elle proposait en effet un Atelier FOCUS, d’une durée de 4 semaines, avec l’objectif de « retrouver sa pleine capacité d’attention et de concentration« . Il me paraissait évident de saisir l’opportunité d’enfin travailler sur mon sens de l’organisation et ma gestion des priorités.

Retrouver sa pleine capacité d’attention

• Faire des tâches de moindre importance pour éviter d’entreprendre des actions plus ambitieuses
• Se laisser distraire au lieu de s’atteler à un travail qui demande un peu plus d’effort
• Se laisser aller à la fatigue et ne pas se sentir assez motivé pour s’attaquer à des tâches difficiles

Si comme moi, dès que vous voulez réaliser quelque chose, vous faites souvent face à ces obstacles, alors ce qui suit devrait vous intéresser.

Voilà les 5 choses que j’ai appris et qui m’ont permis de porter un nouveau regard sur ce que la gestion de son temps et les actions que l’on entreprend.

1. Observer et faire le point sur sa situation

Le bruit, les gens qui s’agitent autour de moi, le téléphone, les emails qui s’empilent, les 15 onglets ouverts sur mon navigateur web, les documents en cours de traitement qui s’entassent, la liste des tâches qui augmentent, l’information à traiter provenant de tous les supports possibles, la fatigue, le flot de pensées… Les sources de distraction et de dispersion sont illimitées, et avouez qu’il y a de quoi nous faire perdre les pédales parfois !!

Pour éviter ça, la première chose à faire est donc de prendre du recul et dresser une liste de toutes les sources de distraction auxquelles nous devons faire face dans notre vie pro et perso, et qui peuvent sérieusement altérer notre concentration. J’ai ainsi passé une semaine à observer et noter avec attention les situations qui me posaient problème et ce que cela provoquait chez moi.

Je me suis ainsi rendue compte que mon manque de concentration m’affectait bien plus que ce que je pensais. Non seulement en terme d’efficacité, mais aussi au niveau de l’estime de soi et du stress. Cultiver le multitasking (faire plusieurs choses à la fois) et la procrastination (repousser une tâche à plus tard) impactait sérieusement ma confiance en moi et en mes capacités. A l’inverse, les moments de réel focus sur les tâches que j’accomplissais me donnaient un sentiment de satisfaction immense, et la motivation d’accomplir encore plus de choses.

J’ai aussi compris qu’il fallait parfois dire non, ou du moins faire patienter, plutôt qu’essayer d’être toujours plus réactif aux sollicitations. Comme le dis Diane dans sa formation, nous sommes dans une « culture de l’urgence et de l’immédiateté » qui affectent notre travail, nos relations avec les autres, et notre estime de soi.

L’attention est l’œil de notre esprit, la faculté de choisir sur quoi mobiliser nos ressources cérébrales. Christophe André

2. Se concentrer sur une seule chose à la fois

Le multitasking, « un mythe de l’efficacité, une illusion de l’esprit », affirme Diane. Il a ainsi été démontré scientifiquement que le cerveau est incapable de gérer efficacement plusieurs choses en même temps. Croire que l’on va être plus efficace en faisant plusieurs choses à la fois est donc une erreur. Devant l’immensité de ma To Do List, j’avais souvent tendance à me dire qu’il valait mieux que j’avance un peu sur chaque chose, plutôt que de ne faire qu’une seule chose et la terminer avant de passer à autre chose.

J’ai donc tester différentes méthodes qui me permettent d’être focus sur une seule et unique chose. Les stratégies de temps limité sont très intéressantes pour moi. Elles me permettent de fixer mon attention de façon soutenue sur une action mais dans un laps de temps prédéterminé et souvent court. J’ai ainsi pris conscience que me fixer des deadlines précises, même s’il ne s’agit que d’une demie-heure, une heure, un jour, me permettait d’avancer avec efficacité.

Loi de Parkinson : « Plus je dispose de temps et plus le travail prévu me prendra du temps et occupera la totalité de mon temps disponible ».

Je vous conseille fortement de tester et d’identifier quelle stratégie facilite le plus votre volonté de passer à l’action. C’est d’ailleurs très fois ludique et enrichissant. Parmi les méthodes, on citera « le plan des 5 minutes » ou encore « la technique Pomodoro » (ou technique de la tomate).

L’environnement joue aussi un grand rôle dans sa capacité à être focus. Si, comme moi, vous travaillez dans un open space, et êtes confrontés à de nombreuses distractions et sollicitations, il ne faut pas hésiter à s’isoler quand nous décelons que nous serons facilement distrait alors que ce n’est pas du tout le moment. Se mettre de la musique dans les oreilles, fermer une porte, basculer sur répondeur, désactiver les notifications, demander aux autres de respecter votre besoin de concentration… Je sais que ce n’est pas toujours simple.

3. Prioriser en se fixant les bons objectifs

Nous avons tous des To Do List immenses. Et la quantité de choses à accomplir peut facilement nous décourager avant même d’avoir commencé. L’important est de se recentrer et porter son attention sur ici et maintenant, plutôt que de penser à tout ce qui attend. Au lieu de me projeter et penser à tout ce qui n’est pas fait, je me concentre sur l’instant présent et les priorités que je me suis donnée.

Le point d’étape hebdomadaire : 3 grands objectifs pour la semaine

J’ai pris l’habitude chaque fin de semaine de faire le point sur les actions faites et à mener. Ce petit rituel me permet de définir mes priorités pour la semaine qui suivra et de procéder à l’arbitrage qui s’impose. J’ai encore souvent du mal à hiérarchiser mes priorités, mais j’y travaille. La gestion du temps est un long chemin qui requiert discipline et patience.

Le point d’étape quotidien : 3 priorités pour la journée.

Le matin quand j’arrive au travail par exemple, je note sur un carnet les 3 à 5 choses sur lesquelles il faut que j’avance en priorité. Je fais le point sur ce qui a été fait la veille, et je me remémore les grands objectifs que je me suis fixée pour la semaine afin de m’assurer que je suis dans le bon timing. Ça me permet de garder le cap et visualiser plus facilement ma journée. J’essaie aussi de garder un temps de ma journée pour pouvoir gérer des imprévus.

Parfois, il m’arrive de repousser une tâche parce que je ne sais pas par où commencer. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à découper une grande tâche en petites tâches bien claires et délimitées dans le temps. C’est le principe des petits pas. On avance plus efficacement en se fixer de petits objectifs réalistes et atteignables, que de grands objectifs irréalistes. En se fixant une feuille de route claire, on passe à l’action beaucoup plus facilement et efficacement.

Ma technique quand j’ai du mal à commencer une action est de me dire « Ok, forces toi à travailler dessus en étant focus pendant 10-15 minutes. Et si au bout de ce temps tu en as marre, tu passes à autre chose ». En réalité, il se trouve qu’au bout de mes 10-15 minutes, je suis tellement dedans que j’arrête bien tard. Je suis lancée !

Il est plus facile de passer à l’action quand nous sommes au clair avec nos objectifs et nos priorités.

Vous l’aurez compris, gérer son temps, travailler son attention et sa motivation pour avancer efficacement et gagner en productivité, c’est tout une méthodologie et un gros travail sur soi.

Les 10 choses à retenir

1. Observer sa situation et prendre du recul
2. S’entraîner à ne faire qu’une seule tâche à la fois au moins une fois par jour
3. Fixer son attention en optant pour une stratégie de temps limité
4. Définir les tâches les plus importantes pour la semaine (et le mois)
5. Se fixer des objectifs clairs et précis
6. Planifier dès le matin les 3-4 grandes priorités du jour
7. Avancer par petits pas en découpant de grandes tâches en petites actions
8. Passer à l’action même si ça n’est que pour 10 minutes
9. Porter son attention sur l’instant présent plutôt que penser à tout ce qu’il nous reste à faire
10. Prévoir du temps pour les imprévus

Mais ce n’est pas tout. Je vous laisse digérer tout ceci et je vous retrouve dans un autre article pour évoquer les deux derniers points que j’ai appris sur l’attention, et qui sont, à mon sens, les clefs pour être plus productif, plus concentré et plus attentif…

Et vous, où en êtes-vous de votre gestion du temps ?